A Arte de Fazer Acontecer: como ser mais produtivo e se estressar menos

Felipe Alves
Jornalista com experiência em reportagem e edição em política, economia, geral e cultura, com passagens pelos principais veículos impressos e online de Santa Catarina: Diário Catarinense, jornal Notícias do Dia (Grupo ND) e Grupo RBS (NSC).
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Crédito: A Arte de Fazer Acontecer

Você conhece o método GTD (Getting Things Done)? Ele é considerado um dos mais eficazes do mundo quando se trata de aumentar a produtividade e reduzir o estresse. Este é o mote do livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen.

Com ensinamentos simples e que podem ser aplicados na prática, o livro mostra caminhos capazes de fazer com que qualquer um se torne muito mais produtivo tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Assim, considerado a principal autoridade no campo da produtividade, Allen trabalhou com os melhores e mais brilhantes talentos do mundo defendendo a teoria de manter “a mente clara como água” e abordando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

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A Arte de Fazer Acontecer é uma das leituras recomendadas pelos especialistas da EQI Investimentos. Está na lista de obras que eles leram, gostaram e indicam.

Sobre “A Arte de Fazer Acontecer”

O livro é descrito pelo autor como a “mina de ouro de insights” em relação às estratégias que levarão você a ter mais energia, ficar mais relaxado e realizar mais coisas com menos esforço.

Eficiência é a palavra-chave. Ou seja, fazer as coisas de forma correta, mas de forma mais rápida, apropriada e relaxada.

Após 20 anos de descobertas sobre produtividade pessoal, David Allen resolver transformar “A Arte de Fazer Acontecer” em um guia para maximizar a produção e minimizar os insumos, e para conseguir isso num mundo em que o trabalho anda cada vez mais volumoso.

“Os métodos que desvendei provaram ser altamente eficientes em todos os tipos de organizações, em todos os níveis de trabalho, em qualquer cultura – e até mesmo em casa e na escola”, diz David Allen na introdução do livro.

“A Arte de Fazer Acontecer” é dividido em três partes. No primeiro, o autor apresenta uma breve visão geral do sistema, explica por que ele é único e bem dimensionado no tempo e apresenta as metodologias básicas. Na parte dois, o livro aborda como implementar esse sistema e uma aplicação detalhada dele. Por fim, a parte final vai mais fundo, descreve os resultados mais sutis e profundos que você deve esperar quando incorporar as metodologias e modelos ao seu trabalho e à sua vida.

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Laços abertos

Existe uma teoria que diz que a nossa energia mental é atraída pelas tarefas inacabadas e, assim que concluídas, elas saem da nossa cabeça. David Allen chama esse efeito de “laços abertos”. Para ele, qualquer coisa pode ser um laço aberto, de comprar uma caneta a criar uma empresa multinacional.

A essência do método GTD, abordado em “A Arte de Fazer Acontecer” é ter sempre sua mente limpa. Assim, David Allen se baseia no controle eficiente dos laços abertos e na priorização de tarefas.

Ao controlarmos os laços abertos, é possível focar em tarefas do momento sem que haja distrações, tornando as pessoas infinitamente mais produtivas.

Assim, ao retirar os laços abertos da cabeça, você organiza e arquiva o que é necessário. Ficando mais tranquilo e despreocupado, pois sabe quando precisará revisitá-los.

As cinco etapas do método

Desta forma, o GTD consiste, basicamente em cinco etapas: coletar, processar, organizar, revisar e executar.

  1. Coletar: o primeiro passo é coletar informações. Reúna tudo que está tirando seu foco. Você deve criar uma lista, digital ou de papel, contendo todas as tarefas da sua vida. Essa lista deve ser sempre visitada e processada. Ou seja, quando você realizar ou cancelar uma atividade, você vai tirá-la da lista;
  2. Processar: depois é preciso processar essas informações. Assim, você vai olhar a lista e decidir o que fará com cada informação. Toda tarefa que puder ser realizada em 2 minutos, faça-a imediatamente. O que for mais complexo de fazer é preciso criar uma nova lista, chamada de Projetos, que será composta por tarefas menores;
  3. Organizar: agora é a hora de organizar toda a lista. A primeira é a lista de Projetos que é criada a partir de todas as atividades que exijam várias etapas para serem realizadas. A segunda lista é a de delegar atividades. Tudo que não compete a você ou não representa o melhor uso do seu tempo deve ser delegado;
  4. Revisar: deve haver uma revisão diária da sua agenda, uma revisão da lista de próximas ações e uma revisão semanal;
  5. Executar: com tudo organizado é hora de tomar ações práticas e executar o planejamento. Cada tarefa deve ser executada dentro de um contexto específico, de acordo com as prioridades. Mas para ter resultados com o método é preciso ter disciplina.

Sobre o autor de “A Arte de Fazer Acontecer”

David Allen é um dos mais influentes estudiosos da produtividade. Ele criou o método GTD (Getting Things Done) e dá palestras em organizações como Banco Mundial, Fundação Ford e Marinha dos Estados Unidos.

O norte-americano tem 35 anos de experiência como consultor e coach executivo. Fundou a David Allen Company, empresa especializada em consultoria e treinamento. Seu trabalho tem sido divulgado em periódicos como Los Angeles Times, The New York Times, The Wall Street Journal, entre outros.

O livro “A Arte de Fazer Acontecer” foi publicado em mais de 30 países.